Delte e-dokumenter

Ifm. gruppearbejde er det altid vigtigt at kunne dele dokumenter til at øvrige gruppemedlemmer kan læse, skrive, redigere & kommentere en aktuel tekst.

Dette kan gøres ved flere metoder fordelt i tre genrer:

1. Delte filer på et fælles drev, hvor der aftales en stringent standard for håndtering af dokumenterne.
2. Delte filer via ePost, hvor der aftales en stringent standard for håndtering af dokumenterne.
3. Afbenyttelse af online-services som er designet til lige dette formål .

For at aftale sådanne regler og finde funktionelt delt drev, kræves der ofte en del overvejelser, erfaringer og diskussioner i gruppen før systemet fungerer.

Filformater

Hvad der altid er yderst vigtigt er at blive enige om et fælles dokumentformat, hvor flere åbne formater kan anbefales (html, odt m.fl.) sokm hver har deres fordele og ulæmper. Kravet er at alle deltagere i projektet skal kunne læse, redigere & gemme formatet uden at det kræver indkøb af dyre applikationer i sidste nye udgave.

Er der tale om ren tekst er HTML uovertruffent, da det kan redigeres i flere dedikerede HTML-editorer som kan hjemtages gratis fra Internettet (brug aldrig en tekstbehandler til at redigere HTML!)¹ ex.vis Mozilla Composer.
Er der tale om komplekse dokumenter indeholdende ex.vis grafikelementer bør en dedikeret tekstbehandler vælges, som kan indlejre de ønskede grafikformater m.m. i text-filen for der derved at kun skulle holde styr på en enkelt fil. Desværre er de fleste tekstbehandlere udviklet således at ældre versioner ikke kan læse filer fra nyere versioner (som typisk har flere funktioner til rådighed), hvorfor det er et krav at alle i samarbejdet bruger samme version - hvilket ofte kan blive ganske bekostligt hvis der benyttes owner-ware. Til dette formål anbefales derfor OpenSource programmet OpenOffice.org, som kan hjemtages gratis fra Internettet i den nyeste version på dansk til alle relevante styresystemer, og som tilmed virker på tværs af platforme og maskinarkitektur.

Nedenstående tekst pkt. 1 & 2 tager udgangspunkt i at alle i samarbejdet er blevet enige om filformat og dertilhørende applikation.

Pkt. 3 vedr. online-services tager udgangspunkt i to online-applikationer som både kan importere fra og eksportere til de mest udbredte filformater - herunder odt og pdf som anbefales at både nationale og internationale myndigheder som standard-fælles-filformater. Derfor er problemet ikke så stort her, blot hver enkelt aktør benytter sig af et af de formater som Zoho eller Writely kan arbejde med.

For yderligere forklaring på problematikken med filformater og valg af applikationer henvises til Master i Professionel Kommunikation som netop har taget overvejede valg mht. brug af apllikationer.

Versionering

Når der er flere som arbejder på samme dokument opstår der ofte forvirring med flere versioner og overskrevne tidligere versioner, hvorved der kan opstå tab af fælles viden. Dette er især relevant når flere aktører arbejder på samme dokument samtidig.

Normalt arbejdes der med et fælles dokument lokalt og efterfølgende lægges det redigerede dokument ud på aftale server, konferencesystem el.lign. Hvis dokumentet har samme filnavn som det allerede eksisterende dokument, vil dette blive overskrevet og senere fortrydelse (ift. slettede dele af dokumentet) bliver meget omstaændigt. Problemet bliver endnu større hvis to eller flere aktører redigere dokumentet samtidig, hvorved de ikke kun vil overskrive det oprindelige dokument, men også tidligere version, som måske ikke en gang er gennemlæst.

Filnavne

For at undgå ovenstående problemer med msitede / glemte data anbefales her en struktur for filnavne²:

• Behold den originale filnavn hele vejen gennem forløbet
• Tilføj dato for redigering i filnavnet (yymmdd³) Sker der flere redigeringer kan der evt. tilføjes klokkeslet eller en numrering, ex.vis; filnavn061024_2.odt

Hvis alle aktører i samarbejdet benytter sig af ovenstående regler for filnavne & -håndtering, vil data altid kunne genetableres og der vil aldrig være tvivl om kronologien i et dokuments indhold.
Der forudsættes selvfølgeligt at der benyttes et fælles drev (lokalt eller på nettet) som har kapacitet nok til at gemme de mange versioner, hvorfor det er en fordel at vælge et fælles filformat som ikke fylder så meget - herunder hører også odt & html.

Delte filer på fælles drev

Med udgangspunkt i ovenstående vedr. filformater og filnavne skal der blot findes enighed i samarbejdet om hvor de delte filer skal befinde sig, rent fysisk. Det er altid en fordel at oprette en mappe sepcielt til pågående samarbejde, for at filerne/versionerne ikke drukner i irellevante filer.

Lokalt netværk

Et fælles drev på et lokalt netværk har ofte den fordel at der er megen plads på harddisken og at det ikke tgaer megen tid at gemme / læse filerne.
Ulempen er at det ikke altid er muligt at få adgang til drevet, med mindre man befinder sig på Campus, ligesom der ikke altid er rettigheder til at styre adgnagen på det delte drev, således at det kun er 'indviede' partnere som har adgang til drevet og der derfor ikke er andre som 'kommer til' at slette vigtige data.

Konferencesystem

Alternativet kan være et fælles drev på nettet - ex.vis på Skolekom. Her er det reglen at det kun er den person som har uploadet en fil som kan slette den (samt Moderator/Administrator). herved minimeres risikoen for fejl-sletninger og drevet er tilgængeligt uanset hvor i verden den enkelte aktør befinder sig.

Delte filer via ePost

Som delte filer på fælles drev blot som push-medie. Dvs. at distributionen af de(n) redigerede fil(er) foregår ved at sende en ePost til alle i samarbejdet (Reply-All) vedhæftet den redigerede fil. Herved undgås alle tiltag om at sikre at alle aktører har adgang & rettigheder til fælles drev

Så længe aftaler om filformater og filnavne overholdes vil denne metode sikre at alle har den sidste nye version af det delte dokument på sin egen maskine og der skal ikke gøres en indsats for at tjekke om 'de andre' har lagt noget ud på det delte drev - filen kommer hjem 'af sig selv'.

Mange postservere har dog en begrænset harddisk til rådighed pr. postkonto, hvorfor større delte dokumenter hurtogt vil kunne fylde den enkelte ePost op, og denne kan således ikke bruges som 'Online-harddisk', men det er måske heller ikke nødvendigt, når alle versioner af dokumentet blot kan gemmes på egen harddisk hjemme / på kontoret.

Online-services

Der er kommet flere nye 3.generations Online-Editorer, alle baseret på en videreudvikling af de tidlige Content Management System (CMS) til redigering af Netmedier online, uden særlige internetkompetencer.
De nye udgaver udmærker sig ved at flere personer kan redigere samme fil samtidig og de kan importere fra og eksportere til de mest udbredte filformater.

For at bruge online-services er det vigtigste at det er velfungerende, stabilt og helst gratis, hvorfor der her kommer to forslag til fri afbenyttelse:

• Zoho Writer - Online Word Processor - Write  •  Share  •  Collaborate, kan læse og gemme i (næsten) alle relevant e filformater, herunder Open Document Text og det er muligt at arbejde flere personer på samme dokument samtidig! Kræver oprettelse af (gratis) konto.
• Writely - The Web Word Processor, kan næsten det samme som Zoho, men her udbudt af Google og kræver oprettelse at (gratis) konto der.

Der vil inden for overskuelig fremtid blive tilbudt lignende systemer over Skolekom, som vi allerede bruger som konferencesystem.

1 Se 'Mozilla som tekstbehandlingsprogram' kap. 1

2 Se 'Gode råd om filnavne'

3 Svensk datoformat er baseret på år/måned/dato hvilket giver en automatisk kronologisering af dokumenterne, uanset hvilken sorteringsform der vælges.